「使い方を教えて」を、1本の動画で終わらせる

「Slack の権限設定どうやるんでしたっけ」「経費精算の差戻しの直し方が分からない」「VPN 繋がらないんですけど」。情シスや業務オペ担当者の Slack DM には、毎日のように似た質問が飛んできます。回答は 3 行で済むものでも、相手によって状況確認が必要で、結局スクショや画面共有で説明することに。本来やるべきシステム企画や全社施策の時間が、こういう個別対応で削られていく。多くのチームが直面している現実です。

「PDFマニュアル」が読まれない理由

がんばって PDF や Notion に手順マニュアルを作っても、結局聞かれる。これは情シス担当者の多くが経験していることです。理由は単純で、文章で書かれた手順は「自分の今の画面と一致しているか」を確認しながら読む必要があり、認知負荷が高すぎるのです。

動画マニュアルを「現実的な工数」で量産する

動画マニュアルが理想なのは分かっていても、編集ソフトで作っていたら現実的に回りません。AIに任せれば、画面録画から完パケまでの編集工程をまるごと自動化できます。

1. 01

   Step 01｜操作画面を録画する

   Mac 標準の画面収録、Windows の Snipping Tool、もしくは Loom や OBS。普段使っている録画ツールで対象 SaaS の操作風景を撮影します。台本も事前準備も必要ありません。

2. 02

   Step 02｜AI が Step テロップ付きで仕上げる

   録画ファイルをアップロードすると、AIが操作の意味の切れ目を検出して章立てし、Step 01 / Step 02 のように番号バッジを焼き込み。何をしているかも 20 文字以内の字幕として要約します。

3. 03

   Step 03｜社内 Wiki やヘルプチャンネルに配信

   完成 MP4 を Confluence / Notion / SharePoint / Teams に貼り付けて配信。次から「動画見てください」で済ませられる体制ができます。

どんな手順から動画化すべきか

全部いきなり動画化する必要はありません。問い合わせ件数の多いトピックから順に潰していくのが効率的です。情シス担当者の場合、最初に着手すべき候補は次のような領域です。

• 新規SaaS導入時の初期設定 (アカウント発行・SSO設定・通知設定)
• 経費精算・勤怠申請・承認ワークフローのよくある操作
• PCキッティング・VPN・MFA設定など新人セットアップ系
• パスワード変更・MFA リセットなど、自分でやってもらいたい操作

アップデートに追従し続けるコツ

SaaS の UI 変更や社内システムの改修で、動画もどんどん古くなる。これが「動画マニュアル運用の最大の敵」です。AI 編集ベースなら、対象の画面だけ撮り直して該当シーンを差し替えれば再レンダリングだけで済むので、メンテし続けられる頻度で更新できます。

情シスから施策設計に時間を取り戻す

1 本の動画マニュアルが、それ以降の問い合わせを 数件〜十数件減らします。これを 10 本作れば、月の問い合わせが目に見えて減るはずです。空いた時間でようやく、本来の情シス業務 (セキュリティ強化、業務効率化施策、新ツール検討) に向き合えるようになります。